Politique de protection des renseignements personnels

Principe 1 – Responsabilité

L’organisme Soutien à domicile du Timiskaming est responsable des renseignements personnels sur la santé qu’il détient et a nommé une personne au poste de responsable de la protection des renseignements personnels, qui sera chargée de s’assurer que l’organisme agit conformément aux principes de protection des renseignements personnels ci-après.
Il incombe au responsable de la protection des renseignements personnels de s’assurer que Soutien à domicile du Timiskaming agit conformément à sa propre politique de protection des renseignements personnels; toutefois, au quotidien, d’autres membres du personnel effectuent la collecte et le traitement des renseignements personnels sur la santé. Tout membre du personnel est tenu de respecter les politiques et les procédures relatives à la protection des renseignements personnels de l’organisme.
L’identité de la personne responsable d’assurer la protection des renseignements personnels conformément à la politique de Soutien à domicile du Timiskaming est du domaine public.
1.3 Soutien à domicile du Timiskaming est responsable des renseignements personnels sur la santé en sa possession ou sous sa garde, y compris ceux qu’utilisent les employés, les bénévoles et les autres représentants de l’organisme.
1.4 Soutien à domicile du Timiskaming assume la responsabilité de veiller à ce que les employés, les bénévoles et les autres représentants de l’organisme soient informés des pratiques de l’organisme en matière d’information et de leurs responsabilités concernant la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels sur la santé.
1.5 Soutien à domicile du Timiskaming a élaboré et consigné par écrit des pratiques en matière de gestion de l’information et les rend accessibles au public.
1.6 Soutien à domicile du Timiskaming dispose de politiques et de pratiques pour recevoir des plaintes et des demandes de renseignements et y répondre.

Principe 2 – Détermination des fins

Soutien à domicile du Timiskaming déterminera les fins de la collecte de renseignements personnels sur la santé avant la collecte ou au moment de celle-ci. Ces fins comprennent :

  • prise de décisions à propos des services dont chaque personne a besoin;
  • prestation de soins directs aux patients;
  • communication avec d’autres fournisseurs de services;
  • surveillance de la prestation de services et évaluation des commentaires fournis par les personnes concernant les services offerts;
  • gestion des services hospitaliers, planification stratégique, contrôle de la qualité, recherche, enseignement, gestion des risques, répartition des ressources au sein de l’organisme et vérification de l’admissibilité aux services offerts;
  • vérification de l’admissibilité au remboursement des soins par le ministère de la Santé et des Soins de longue durée;
  • conformité aux dispositions des lois et des règlements.2.1 Les fins auxquelles les renseignements personnels sur la santé sont destinés doivent être précisées à la personne auprès de laquelle ils sont recueillis avant la collecte ou au moment de celle-ci. Selon la façon dont se fait la collecte, cette précision peut être communiquée de vive voix ou par écrit. Par exemple, lors de l’admission, un avis ou une brochure précisant les fins de la collecte peut être affiché ou remis à la personne visée.

2.2 Avant d’utiliser ou de divulguer des renseignements personnels sur la santé à des fins non précisées antérieurement et pour lesquelles le consentement de la personne visée est requis, les nouvelles fins doivent être précisées avant l’utilisation ou la divulgation de ces renseignements. Sauf si les nouvelles fins sont conformes aux fins déterminées antérieurement, le consentement de la personne visée doit être obtenu avant l’utilisation des renseignements à de nouvelles fins.
2.3 Les personnes qui recueillent des renseignements personnels sur la santé seront en mesure d’expliquer aux personnes visées les fins auxquelles ces renseignements sont destinés.

Principe 3 – Consentement

Toute personne doit être informée de la collecte, de l’utilisation ou de la divulgation de renseignements personnels sur sa santé et y consentir, comme il est précisé ci-après.
Remarque : Dans certains cas, il est possible de recueillir, d’utiliser et de divulguer des renseignements personnels sur la santé d’une personne à son insu et sans son consentement. Par exemple, pour des raisons d’ordre juridique ou médical ou pour des raisons de sécurité, il peut être impossible ou peu réaliste d’obtenir le consentement de la personne visée. Il peut être impossible ou inapproprié de chercher à obtenir le consentement d’un mineur, ou encore d’une personne souffrant d’incapacité cognitive, gravement malade ou psychotique si le mandataire spécial n’est pas disponible. Soutien à domicile du Timiskaming respectera les dispositions de la Loi sur le consentement aux soins de santé, la Loi sur la prise de décisions au nom d’autrui et la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé.
3.1 Le consentement peut être explicite ou implicite.
3.2 Lorsque Soutien à domicile du Timiskaming reçoit des renseignements personnels sur la santé de la part d’une personne, de son mandataire spécial ou de tout autre dépositaire de renseignements sur la santé à des fins de prestation de soins de santé, l’organisme présumera que la personne visée consent implicitement à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation des renseignements nécessaires pour la prestation des soins de santé, sauf si la personne visée a expressément refusé ou retiré son consentement.
3.3 Lorsque l’on doit obtenir le consentement d’une personne pour la collecte, l’utilisation ou la divulgation de renseignements personnels sur sa santé, le consentement sera fourni de façon éclairée, sera lié aux renseignements personnels visés, et ne sera pas obtenu par la contrainte ou la tromperie. Un consentement est éclairé lorsqu’il est raisonnable de croire, dans les circonstances, que la personne visée connaît les fins de la collecte, de l’utilisation ou de la divulgation de ces renseignements, le cas échéant, et qu’elle sait qu’elle peut accepter ou refuser son consentement.
3.4 Le consentement à la divulgation de renseignements personnels sur la santé d’une personne par Soutien à domicile du Timiskaming à un intervenant qui n’est pas un dépositaire de renseignements sur la santé doit être fourni de façon explicite. Si l’organisme prévoit divulguer des renseignements personnels sur la santé à un autre dépositaire de renseignements sur la santé à des fins autres que la prestation de soins de santé, le consentement doit également être fourni de façon explicite.
3.5 En règle générale, Soutien à domicile du Timiskaming demande le consentement pour l’utilisation ou la divulgation des renseignements recueillis au moment de leur collecte. Dans certains cas, le consentement pour l’utilisation ou la divulgation de ces renseignements peut être demandé après la collecte, mais avant l’utilisation, par exemple lorsque l’organisme a obtenu des renseignements auprès d’un autre fournisseur de soins de santé relativement à une demande d’admission adressée à notre organisme.
3.6 Dans le cadre du processus d’obtention du consentement d’une personne, les attentes raisonnables de celle-ci sont également pertinentes. Par exemple, une personne qui cherche à obtenir des services de Soutien à domicile du Timiskaming ou à y être admise peut raisonnablement s’attendre à ce que l’organisme, en plus d’utiliser son nom et son adresse à des fins administratives, communique avec elle pour l’informer de la disponibilité des chambres dans l’établissement.
3.7 Le consentement peut être accordé par une personne ou par un mandataire spécial autorisé si la personne visée n’est pas en mesure de le faire. Soutien à domicile du Timiskaming respectera les dispositions de la LPRPS concernant l’obtention du consentement au nom d’une personne qui n’est pas en mesure d’accorder son consentement ou d’une personne décédée.
3.8 En tout temps, une personne peut retirer son consentement après l’avoir accordé en remettant un avis à cet effet à Soutien à domicile du Timiskaming.

Principe 4 – Limitation de la collecte

Seuls seront recueillis les renseignements personnels sur la santé nécessaires aux fins établies par Soutien à domicile du Timiskaming. La collecte des renseignements doit être effectuée d’une manière équitable et licite.
4.1 Soutien à domicile du Timiskaming ne recueillera des renseignements personnels sur la santé qu’aux fins prévues par la LPRPS et les autres lois applicables.
4.2 Soutien à domicile du Timiskaming ne recueillera aucun renseignement personnel sur la santé si des renseignements d’une autre nature peuvent permettre de satisfaire aux fins établies.
4.3 Soutien à domicile du Timiskaming ne recueillera aucun renseignement personnel sur la santé de façon arbitraire. L’organisme restreindra la quantité et la nature des renseignements recueillis au minimum nécessaire pour satisfaire aux fins établies.
4.4 Les renseignements personnels sur la santé seront recueillis d’une manière équitable et licite.
4.5 Dans certains cas, des renseignements personnels peuvent être recueillis indirectement sans le consentement de la personne visée lorsque ces renseignements sont raisonnablement nécessaires à la prestation de soins de santé à cette personne. Ces cas se présentent lorsqu’il n’est pas raisonnablement possible de recueillir les renseignements auprès de la personne visée en temps opportun; lorsqu’il n’est pas raisonnablement possible de considérer comme exacts les renseignements fournis par la personne visée; lorsqu’une autre loi permet la collecte des renseignements.

Principe 5 – Limitation de l’utilisation, de la divulgation et de la conservation

Les renseignements personnels sur la santé ne seront pas utilisés ou divulgués à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis, sauf si la personne visée y consent ou que la loi l’exige. Les renseignements personnels sur la santé seront conservés aussi longtemps que nécessaire pour satisfaire aux fins établies.
5.1 Soutien à domicile du Timiskaming utilisera et divulguera les renseignements personnels sur la santé aux fins licites permises ou exigées aux termes de la LPRPS et des autres lois applicables.
5.2 Soutien à domicile du Timiskaming n’utilisera ni ne divulguera les renseignements personnels sur la santé si des renseignements d’une autre nature peuvent permettre de satisfaire aux fins établies.
5.3 Soutien à domicile du Timiskaming n’utilisera ni ne divulguera les renseignements personnels sur la santé de façon arbitraire. L’organisme restreindra la quantité et la nature des renseignements utilisés et divulgués au minimum nécessaire pour satisfaire aux fins établies.
5.4 Soutien à domicile du Timiskaming utilisera et divulguera les renseignements personnels sur la santé aux fins établies. Si l’organisme utilise ou divulgue les renseignements personnels sur la santé à des fins nouvelles, il documentera ces fins et obtiendra le consentement de la personne visée (par exemple, à des fins de promotion).
5.5 Si des renseignements personnels sur la santé sont utilisés ou divulgués sans le consentement de la personne visée dans des circonstances qui requièrent son consentement, Soutien à domicile du Timiskaming en notera par écrit l’utilisation ou la divulgation et en avisera la personne visée à la première occasion raisonnable. L’organisme conservera la note écrite dans le dossier de la personne visée ou sous une forme établissant un lien avec le dossier.
5.6 Soutien à domicile du Timiskaming peut divulguer des renseignements personnels sur la santé à un fournisseur de soins de santé si cette démarche est raisonnablement nécessaire à la prestation de soins de santé et qu’il n’est pas raisonnablement possible d’obtenir le consentement de la personne visée en temps opportun.
5.7 Soutien à domicile du Timiskaming peut divulguer des renseignements personnels sur la santé si cette démarche est nécessaire aux fins d’élimination ou de réduction d’un risque important de blessures corporelles graves à une personne ou à un groupe de personnes.

Principe 6 – Exactitude

Soutien à domicile du Timiskaming prendra des mesures raisonnables pour s’assurer que les renseignements personnels sur la santé soient aussi exacts, complets et à jour que l’exigent les fins auxquelles ils sont destinés.
6.1 Soutien à domicile du Timiskaming ne mettra pas systématiquement à jour les renseignements personnels sur la santé, à moins que cela ne soit nécessaire pour satisfaire aux fins auxquelles ils ont été recueillis.

Principe 7 – Mesures de sécurité

Les renseignements personnels sur la santé seront protégés par des mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité.
7.1 Les mesures de sécurité de Soutien à domicile du Timiskaming protégeront les renseignements personnels sur la santé contre la perte ou le vol, ainsi que contre la consultation, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisées. L’organisme protégera également les renseignements personnels sur la santé qu’il possède, quelle que soit la forme sous laquelle ils sont conservés, p. ex., de vive voix, par écrit ou par voie électronique.

7.2 Soutien à domicile du Timiskaming veillera à ce que les dossiers de renseignements personnels sur la santé dont il a la garde ou le contrôle soient conservés, transférés et éliminés de manière sécuritaire.

7.3 Les méthodes de protection comprennent des moyens matériels (par exemple, le verrouillage des classeurs et la restriction de l’accès aux bureaux), des mesures administratives (par exemple, une politique portant sur l’utilisation acceptable des systèmes de communication de Soutien à domicile du Timiskaming, et l’accès limité aux renseignements des personnes qui ont besoin d’en prendre connaissance) et des mesures technologiques (par exemple, l’usage d’identificateurs d’utilisateur et de mots de passe pour accéder aux systèmes informatiques de l’organisme).
7.4 Soutien à domicile du Timiskaming sensibilise ses employés, ses bénévoles et les autres représentants à l’importance de protéger le caractère confidentiel des renseignements personnels sur la santé. Comme condition d’embauche, tous les employés de l’organisme doivent signer l’entente de confidentialité de l’organisme et accepter de se conformer à ses pratiques en matière d’information.
7.5 Au moment du retrait ou de la destruction des renseignements personnels sur la santé, Soutien à domicile du Timiskaming veille à empêcher les personnes non autorisées d’y avoir accès.
7.6 Soutien à domicile du Timiskaming avisera toute personne, à la première occasion raisonnable, si les renseignements personnels sur sa santé sont volés ou perdus ou si des personnes non autorisées y ont eu accès.

Principe 8 – Transparence

Soutien à domicile du Timiskaming veille à ce que de l’information spécifique sur ses politiques et ses pratiques concernant la gestion des renseignements personnels sur la santé soit facilement accessible à toute personne intéressée.
8.1 Soutien à domicile du Timiskaming consigne par écrit ses pratiques en matière d’information et les rend accessibles au public. Elles sont présentées sous une forme généralement compréhensible.
8.2 Soutien à domicile du Timiskaming peut rendre l’information concernant ses politiques et ses pratiques accessible de diverses façons. Par exemple, l’organisme publie des avis et des brochures et les affiche à plusieurs endroits dans l’établissement, il peut faire parvenir de l’information aux membres des familles de ses bénéficiaires et publie également en ligne ses politiques détaillées en matière de protection des renseignements personnels.

Principe 9 – Accès aux renseignements personnels

Soutien à domicile du Timiskaming doit informer toute personne qui en fait la demande de l’existence de renseignements personnels sur sa santé qui la concernent, de l’usage qui en est fait et de leur divulgation à des tiers, et lui permettre de les consulter. La personne visée pourra aussi contester l’exactitude et l’intégralité des renseignements et y faire apporter les corrections appropriées.
Remarque : Dans certains cas, Soutien à domicile du Timiskaming pourrait ne pas être en mesure de fournir l’accès à tous les renseignements personnels sur la santé qu’il possède au sujet d’une personne. Les exceptions aux exigences en matière d’accès aux renseignements personnels sur la santé seront restreintes et précises. Les raisons pour lesquelles l’accès aux renseignements personnels sur la santé d’une personne lui est refusé lui seront fournies sur demande. Voici des exemples d’exceptions applicables : l’accès à ces renseignements est raisonnablement susceptible de nuire gravement au traitement ou au rétablissement de la personne visée ou risque de provoquer de graves blessures corporelles à une personne ou à un groupe de personnes; la divulgation de l’information entraîne un coût exorbitant; les renseignements personnels contiennent des détails sur d’autres personnes; il existe des raisons d’ordre juridique; les renseignements sont protégés par le secret professionnel ou font partie d’une procédure de nature judiciaire.
9.1 Soutien à domicile du Timiskaming permettra à toute personne de consulter son dossier de renseignements personnels sur la santé, sauf dans certaines situations. Si l’organisme refuse une demande d’accès, la personne visée peut déposer une plainte au Bureau du commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario.
9.2 Soutien à domicile du Timiskaming fournira un formulaire de demande d’accès à toute personne désireuse de consulter son dossier. Aux termes de la PHIPA, l’organisme peut mettre jusqu’à 30 jours pour fournir à une personne l’accès à son dossier.
9.3 Soutien à domicile du Timiskaming peut exiger des frais à une personne qui demande à consulter son dossier. L’organisme est d’avis que ses frais seront raisonnables.
9.4 Soutien à domicile du Timiskaming exigera de toute personne qui fait une demande de consultation de dossier qu’elle lui fournisse suffisamment de renseignements pour que l’organisme puisse la renseigner sur l’existence, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels sur sa santé. L’information ainsi recueillie doit servir à cette seule fin.
9.4b Une personne peut demander à Soutien à domicile du Timiskaming de corriger les renseignements personnels sur sa santé si elle est d’avis qu’ils sont inexacts ou incomplets. Il incombe à la personne visée de démontrer que les renseignements personnels sur sa santé sont inexacts ou incomplets et de fournir à l’organisme les renseignements nécessaires pour que les corrections soient apportées à son dossier.
9.5 Soutien à domicile du Timiskaming avisera tout tiers à qui les renseignements figurant au dossier d’une personne ont déjà été transmis que des corrections y ont été apportées, sauf si ces corrections n’ont aucune incidence sur la prestation de ses soins de santé ou sur tout autre service que la personne visée reçoit.
9.6 Soutien à domicile du Timiskaming n’est pas tenu d’apporter des corrections aux renseignements personnels sur la santé d’une personne si le dossier n’a pas été créé par l’organisme, si l’organisme ne possède pas les connaissances, ni l’expertise ni l’autorité pour le faire ou si les renseignements en question sont issus d’une opinion professionnelle donnée en toute bonne foi.
9.7 Si Soutien à domicile du Timiskaming n’est pas en mesure d’apporter une correction, l’organisme en avisera la personne visée, lui en fournira les raisons et l’informera de son droit d’en appeler de la décision ou d’exiger que soit ajoutée à son dossier une note indiquant son désaccord.

Principe 10 – Plainte à l’égard du non respect des principes

Toute personne aura la possibilité de déposer une plainte à propos du non respect des principes susmentionnés auprès du responsable de la protection des renseignements personnels de Soutien à domicile du Timiskaming.
10.1 Toute personne qui a des raisons de croire que Soutien à domicile du Timiskaming a enfreint certaines dispositions de la LPRPS peut déposer une plainte par écrit. Soutien à domicile du Timiskaming conserve à plusieurs endroits dans l’établissement des formulaires de plainte relatifs aux « préoccupations et aux résolutions de différends », qu’une personne peut remplir et déposer à la réception. Soutien à domicile du Timiskaming répondra à toute plainte ou à toute demande de renseignements concernant ses pratiques de gestion des renseignements personnels sur la santé. Si une personne désire déposer une plainte auprès du commissaire à l’information et à la protection de la vie privée, Soutien à domicile du Timiskaming lui indiquera la marche à suivre.
10.2 Si une plainte est jugée légitime dans le cadre du processus interne ou externe d’examen des plaintes, Soutien à domicile du Timiskaming prendra les mesures appropriées, y compris, au besoin, la modification de ses pratiques en matière d’information.